Tecnología

Una guía para conferencias en línea con Office 365

A guide to online conferencing with Office 365

Se ha pronosticado que casi el 90% de las empresas utilizarán la nube para 2023. Esto es excelente para los empleados, ya que los servicios basados ​​en la nube como Microsoft 365 permiten nuevas formas de colaboración, y en una escala mucho más amplia. Una de las mejores cosas de usar un servicio como Microsoft 365 es la facilidad con la que los compañeros de trabajo pueden trabajar juntos en proyectos, ya que la nube hace que compartir y editar documentos sea más fácil que nunca. Dicho esto, hay algunos errores simples que los empleados suelen cometer que pueden tener un impacto significativo en los flujos de trabajo.

A guide to online conferencing with Office 365

Aquí, los expertos de Syntax ONE IT Support London discuten algunos errores comunes de TI que usted y sus empleados deben evitar.

Mantenga sus suscripciones actualizadas

Fácilmente hecho pero a menudo olvidado: puede ser muy tentador posponer las actualizaciones de su computadora, pero sin las actualizaciones y parches más recientes, su computadora realmente puede sufrir.

Esto es especialmente cierto para los servicios basados ​​en la nube. Ahora que casi todos los servicios basados ​​en la nube para empresas se basan en suscripciones y se pagan anualmente, puede ser muy fácil dejar que las suscripciones caduquen accidentalmente. Pero el daño puede ser grave y causar grandes problemas a los miembros del personal que utilizan los servicios.

Con un paquete como Microsoft 365, los usuarios aún tienen acceso a los archivos, pero los cambios en ellos no se guardarán si la nube complementaria ha alcanzado su capacidad. Esto puede hacer que la colaboración en proyectos sea engorrosa e ineficiente. Por esa razón, es importante mantener actualizada su suscripción. Registrarse para la renovación automática ofrece una solución simple a este problema, asegurando que sus servicios continúen sin problemas.

Advertencia: cualquier proveedor de servicios acreditado le enviará una notificación en la etapa de renovación automática. Tómese el tiempo de revisar su suscripción cuando esto ocurra y asegúrese de que aún necesita el software, o el nivel de software que está pagando actualmente. Es posible que las empresas con un personal en crecimiento necesiten actualizarse en la etapa de renovación, mientras que otras empresas pueden encontrar que pueden sobrevivir con un paquete más básico de lo que pensaban.

Eso también va por la seguridad

Del mismo modo, mantener actualizadas las características de seguridad también es una necesidad. Como empresa, tiene la responsabilidad de asegurarse de que está haciendo todo lo posible para mantener sistemas seguros y proteger los datos de la empresa. Trabajar con un especialista de TI de calidad y hacer uso de su experiencia asegurará que se mantenga al tanto de la seguridad. Los especialistas pueden ayudarlo a través de las decisiones de TI y seguridad.

Respaldarlo

No importa cuán útil sea la tecnología, a veces puede fallarnos. Las computadoras se bloquean y los archivos se eliminan, dejándonos con intentos frustrantes de recuperar lo que se perdió. Una de las mejores características de la nube es que la copia de seguridad está integrada, lo que significa que puede relajarse sabiendo que todo lo que necesita se almacena de forma segura. Cuando se trata del trabajo en grupo, esta también es una ventaja maravillosa ya que los miembros del grupo no necesitan preocuparse por tener acceso a otros documentos y siempre pueden contar con la versión más actualizada que esté lista para usar.

No se apresure a eliminar

Al trabajar en documentos que se comparten entre compañeros de trabajo, es importante usar y guardar la documentación correcta. Una manera infalible de garantizar que se usen los documentos correctos es implementar un procedimiento adecuado que siga todo el equipo cuando trabaje en documentos compartidos.

Decidir y acordar como colectivo ahorrará mucho tiempo y reducirá los dolores de cabeza al mínimo. Otra gran cosa acerca de la utilización de la nube para el trabajo colaborativo es que generalmente solo se necesita una versión de un documento a la vez. Esto es especialmente útil para minimizar las posibilidades de que se borren o guarden copias importantes.

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